言語化の2つのコツと4つのステップ！思考を整理しやすいフレームワークも紹介

言語化が苦手だと感じる原因は、語彙不足よりも整理と取捨選択ができていない点にあります。

考えや情報は頭にあっても、相手に伝える形に整えられていないため、話が長くなったり要点がぼやけたりします。

言語化は才能ではなく工程です。

本記事では、言語化を分解したステップと実践的なコツ、再現性のあるフレームワークを用いて、伝わる言語化を行うための考え方を整理します。

言語化するための3つのステップ

言語化は思いついた言葉を並べることではなく、段階的に整える工程です。

実際、伝わらない説明の多くは「内容整理、情報選択、表現変換」が同時に行われています。

そこで言語化を「整理」「絞り込み」「表現」の三段階に分けると、何につまずいているかが明確になります。

内容の整理

言語化の最初に行うべきは、伝えたい内容を整理することです。

事実、意見、感情を混ぜたまま話すと、相手は何を理解すればよいのか判断できません。

そのために、まず「何が起きたか」「自分はどう考えたか」を分けて書き出します。

情報を分類することで、伝えるべき内容が明確になり、言語化の精度が上がります。

絞り込み

次に必要なのは、伝える情報を絞る判断です。

言語化は網羅ではなく選択です。

目的に対して不要な情報を削ることで、主張が際立ちます。

会議報告であれば結論と根拠、相談であれば判断材料に限定します。

何を伝えないかを決めることで、言葉は簡潔になり、相手の理解が進みます。

表現

最後は、整理した内容を適切な表現に置き換える工程です。

専門用語や抽象語を避け、相手が具体的に想像できる言葉に変換しましょう。

例えば「ライティング」ではなく「文章を書く」と表現することでわかりやすくなります。

表現は思考の翻訳作業だと捉えましょう。

たった2つの言語化のコツ

言語化を成功させるためには、工程とは別に意識すべき考え方があります。

正しい手順を踏んでも、伝え方の姿勢を誤ると理解されないためです。

多くの場合、情報量過多や自己視点の強さが問題です。

言語化では「どこまで伝えるか」と「誰に向けた言葉か」を常に判断する必要があります。

以下では、伝達精度を高めるために押さえておきたい基本的なコツを整理します。

“詳細”よりも“簡潔”に

言語化では詳細をすべて伝えない姿勢で良いです。

相手は背景説明ではなく要点を求めています。

細部まで話すほど、主張が埋もれてしまいます。

結論、理由、具体例の順で構成し、補足は求められた場合に追加してください。

簡潔さは省略ではなく整理の結果であり、伝える力を高める要素です。

相手に伝わる言語で話す

言語化は自分のためではなく相手の理解のために行います。

業界用語や社内表現は、相手の前提知識によって伝達されにくい要素です。

そのため、相手がどの程度知っているかを想定し、言い換えや補足を行います。

相手の視点に立った言葉選びが、伝わる言語化につながります。

言語化に役立つ5つのフレームワーク

言語化を安定させるには、型から考えてみましょう。

順序が定まっていないと、結論が遅れたり説明が散らかったりするためです。

フレームワークは、考えを整理し、相手が理解しやすい流れで伝えるための型です。

以下では、再現性が高く、実務で使いやすいフレームワークを紹介します。

PREP

PREPは、説明や報告に最も使われる基本形です。

【構成要素】
・Point（結論）
・Reason（理由）
・Example（具体例）
・Point（結論）

【例文】
「この施策は実行すべきです。なぜなら、問い合わせ対応の工数が増えているからです。実際、今月は対応時間が2割増えています。そのため、早めの改善が必要です。」

CREMA

CREMAは、提案から行動までを一貫して示す型です。

【構成要素】
・Conclusion（結論）
・Reason（理由）
・Evidence（証拠）
・Method（手段）
・Action（行動）

【例文】
「この改善は必要です。理由は作業効率が落ちているためです。実際、残業時間が増えています。工程を一本化します。来月から試験導入しましょう。」

PPC

PPCは、相手の意思決定を促す場面に向いています。

【構成要素】
・Promise（約束・得られる結果）
・Proof（根拠・証拠）
・Call to Action（行動の呼びかけ）

【例文】
「この方法なら作業時間を短縮できます。実際に他部署では効果が出ています。まずは一度試してみてください。」

SDS

SDSは、情報量が多い説明を整理する際に有効です。

【構成要素】
・Summary（テーマ・概要）
・Details（詳細説明）
・Summary（全体のまとめ）

【例文】
「今回は業務変更の共有です。担当範囲と手順を見直しました。以上が今回の変更点です。」

DESC

DESCは、対話や調整が必要な場面で使われます。

【構成要素】
・Describe（状況を客観的に描写）
・Explain（感じていることを説明）
・Specify（具体的な提案）
・Choose（選択・合意）

【例文】
「現在、対応が遅れています。私はこの状況に不安を感じています。明日から別の方法を試すのはどうでしょうか。どちらにするか決めましょう。」

言語化は「型」を持つことで安定する

言語化がうまくいかない原因の多くは、語彙不足ではなく、伝える順序が定まっていない点にあります。

どれだけ考えがあっても、構造がなければ相手には伝わりません。

PREPやCREMA、DESCなどのフレームワークは、考えを並べるための補助線であり、思考を省略するものではありません。

目的や場面に応じて型を使い分けることで、結論が明確になり、説明や提案の質が安定します。

どうしても言語化が難しく、伝えたい内容とズレてしまう場合には、弊社までご相談ください。

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